第一章 总 则

第一条 为了建立规范有序的采购运行机制，规范学院采购行为，加强学院对物资设备采购的监督与管理，提高学院采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、和《江西省省直单位政府采购管理实施办法》的规定，结合我院实际情况制定本办法。

第二条 物资设备采购包括：设备、仪器、家俱、低值易耗品、实验器材、软件、医疗器械、教学用品、体育用品、办公用品、防护用品、五金交电、水暖配件、基建维修材料等的购置。

第三条 学院各部门在购置物资设备时，不论资金来源渠道如何（包括系部二级包干经费），一次采购单价800元以上或批量总价2万元以上均须按本办法执行。专项资金的物资设备采购学院另行制定办法。

第四条 学院采购工作应遵循公开、公平、公正、诚信和效率原则。采购部门应提高服务意识，维护学院的利益，保证采购工作的质量。

第二章 采购组织与机构

第五条 学院成立物资设备采购工作领导小组，院长任组长，分管院领导和纪委书记任副组长，成员由资产管理处、计划财务处、使用单位和监察审计室负责人组成，负责对学院采购工作进行管理和监督，具体职责如下：

（一）负责领导和组织全院物资设备采购工作，贯彻执行国家有关政策和法规，研究制定学院物资设备采购工作有关规章制度；

（二）负责指定或委派询价谈判组，成员由资产管理处、使用部门和监察审计室人员组成，询价谈判组仅适用于询价采购方式；

（三）负责审核物资设备采购文件、资料，如学院年度物资设备采购计划、学院年度物资设备政府采购计划申报、临时性大宗物资设备采购、学院招标采购有关文件等；

（四）负责研究确定投标和中标单位；

（五）负责调解招投标工作中的纠纷；

（六）对采购过程进行监督管理；

（七）研究确定物资设备采购过程中的其他重要事项。

第六条 资产管理处是全院物资设备采购供应职能部门，其职责如下：

（一）在学院物资设备采购工作领导小组的领导下开展工作，熟悉并贯彻执行国家和学院物资设备采购工作的各项政策、法规、制度，严格遵守采购工作程序和纪律；

（二）按学院年度采购计划，拟订采购工作方案，负责办理学院政府采购有关手续，负责起草、编制和拟定学院招标采购有关文件（如招标文件、项目标底，评标的建议标准和方法等）；

（三）负责发布学院招标公告或投标邀请书，组织有关部门做好投标单位报名和有关材料的审查工作，并整理成书面材料；

（四）负责组织招标项目专家技术论证和答疑，以及招标项目采购询价，负责落实对投标报名单位的考察工作；

（五）负责组织有关部门研究拟定邀请投标单位的建议名单；

（六）协助监审部门对招标工作的检查、对招标投诉的质询和做好投标材料的收取工作；

（七）按授权发布中标通知书，负责中标合同签订；

（八）负责组织物资设备采购验收和建档建账工作；

（九）负责学院政府采购项目的信息统计及上报工作；

（十）负责组织完成临时性物资设备采购任务。

第七条 凡是由政府采购的物资设备，物资设备采购领导小组讨论决定招标代理机构，在有省级以上财政部门认定资质的、注册地在赣州的政府采购招标代理机构中，根据项目的性质、代理机构的资质、费率、服务质量等因素，采用议标的方式产生。

第三章 采购计划与审定

第八条 采购计划实行归口编制。各使用单位、使用部门根据学院的发展和自身的工作任务，依据“急需和必需”的原则，结合学院财力可能，在完成相应论证的基础上，按经费渠道编制采购计划报资产管理处汇总：

（一）教学物资设备采购计划先由各系（部）根据教学工作任务编制采购清单，经系（部）行政主要负责人签署意见后，由教务处汇总，经分管教务工作院领导审核；

（二）科研物资设备采购计划由各科研项目组根据工作需要编制采购计划，报科研处汇总，经分管科研工作院领导审核；

（三）各类新建建筑物内部配套设施设备（如电视、课桌椅、床、柜等家具与设备）的采购计划由资产管理处负责编制；

（四）行政、教辅部门的物资设备采购计划报分管院领导审核，由资产管理处汇总。

以上采购计划由资产管理处汇总，并报物资采购领导小组审定后，由资产管理处负责执行。

第九条 各单位、各部门每年11月份申报下一年度的采购计划，5月份申报当年度的部分采购项目调整计划，经物资采购领导小组审定的采购计划原则上不得调整。

第十条 凡纳入江西省省本级政府采购目录的物资设备采购计划，由资产管理处报院计划财务处，制订学院年度政府采购项目与预算，经学院物资设备采购工作领导小组或院长办公会审查，报送财政厅审批。根据省财政厅审批下达的经费额度，资产管理处和计划财务处共同对年度物资设备采购计划进行调整，报经院长办公会审定同意，下达《9778818威尼斯年度政府采购项目计划书》,并报省财政厅备案；未纳入政府采购项目的，由资产管理处按照轻重缓急的程度拟定学院年度采购计划，经计划财务处审核确定采购预算后，报学院物资设备采购工作领导小组审定。

第十一条 因工作急需的临时性采购，应报分管院领导审批；若要求学院另行下拨经费，请购单位应报资产管理处，按照“先调剂，再共享，后添置”的原则审核，并按以下审批权限履行经费审批手续。特殊情况下，如救灾、抢险、紧急抢修、挽救师生生命财产、维护校园安全等，可口头汇报请示，经同意后立即购买，事后补办相关手续：

（一）3万元以下，分管院领导审批；

（二）30万元以下，院长审批；

（三）30万元以上，院长办公会审批。

第十二条 行政日常办公消耗品实行部门经费总包干。超出包干经费的，有关部门应提出书面申请，报分管院领导审批；办公设备及家具由资产管理处按照学院有关规定统一配发，超出规定与标准的，由部门提出申请，按第十一条规定办理审批手续，资产管理处负责采购。

第四章 采购方式与条件

第十三条 物资设备采购分政府采购、学院自行采购两类方式。

第十四条 政府采购是指采购项目或金额在政府采购目录范围以内的并达到政府采购限额标准的物资设备，均必须按照《江西省省直单位政府采购实施办法》进行采购。学院资产管理处负责办理有关手续和组织联系工作。

第十五条 未纳入政府采购范围或纳入政府采购范围但经批准允许学院自行采购的，由采购工作领导小组决定采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价谈判、委托采购认质认价、单一来源采购、零散采购等七种工作方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标、竞争性谈判为招标采购；询价谈判、委托采购认质认价、单一来源采购、零散采购为非招标采购。

（一）公开招标、邀请招标和竞争性谈判，按《9778818威尼斯招投标工作暂行办法》执行。

（二）单一来源采购。符合下列条件之一的，经物资设备采购工作领导小组批准，可以采用单一来源采购方式：

1.只能从特定供应商处采购，或者供应商拥有专有权，且无其它合适替代标的；

2.原采购的后续维修零配件供应更换或补充，必须向原供应商采购的；

3.在原招标目录范围内，补充合同的价格不超过原合同价格10%的采购项目，必须与原供应商签约的；

4.预先申明需对原有采购进行后续补充，并且合同价格不超过原合同价格的10%的；

5.采购单位有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能满足需求的；

（三）委托采购认质认价，是指依据采购计划委托施工单位实施采购活动的采购工作方式。

（四）询价谈判。询价谈判采购指由询价谈判组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”供应商的采购方式。仅限于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小，采购金额在10万元以下5千元（含）以上的采购项目。

（五）零散采购。一次性采购金额在5千元以下，不能或不便于集中采购的，可以采用零散采购方式。

第五章 采购执行要求

第十六条 在各项政府采购、学院招标采购（包括公开招标，邀请招标，竞争性谈判）工作中，学院有关部门必须严格执行国家有关规定，认真履行职责，严格操作程序，事后应认真填写《招标采购活动备案表》。

第十七条 办公用品、保洁用品和电脑耗材的采购。每年的5月和11月，学院物资设备采购工作领导小组专门组织下半个年度采购招标工作，确定定点供货单位及主要货物的品牌、规格和单价（每季度确定一次），并委托资产管理处与中标供货单位签订定点采购协议。

第十八条 采取委托采购认质认价方式时，资产管理处应出具“认质认价通知单”，并以审定的《物资设备采购认质认价审定表》作为结算的依据。在“认质认价通知单”中，资产管理处应对物资设备的质量必须有明确的认定要求，认价要有考察或合同依据，并在入库前进行验收。《物资设备采购认质认价审定表》会签完成并由资产管理处签章后有效。资产管理处应注意随时掌握市场行情，随行就市，及时调整认定价格。在价格平稳的市场背景下，可以参照院内物资设备采购档案库中近一年期间采购的同种商品的较低采购价作为认价依据。认价依据的有效时限一般不得超过一年，超过有效时限应进行重新考察选定。

第十九条 采用询价采购方式的，询价谈判组必须分别向三家以上供贷商进行询价，并要求对方在规定的时间内，按我院对商品的规格型号和商务要求，采用一次性密封形式报价，询价谈判组再根据各家询价结果，根据报价低者获得供货权的原则，确定最终供货商。凡承担询价工作人员，必须做好询价过程的保密工作，不允许有任何串通舞弊的行为，事后应填写《询价谈判采购活动备案表》。

第二十条 在零散采购中，参与采购人员事先要对市场进行一般性的调查后，填写市场询价表，报资产管理处领导审批，再确定供货商。为避免购买到假冒伪劣商品，一般要求到商品的专卖店或信誉好的商家购买。

第二十一条 学院资产管理处应结合本部门职能特点，建立常用物资设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。

第六章 采购合同管理

第二十二条 除零散采购形式外，其它采购均应订立书面购销合同。订立合同应遵循《中华人民共和国合同法》，其条款一般包括标的、数量和质量、价款、付款方式、履行期限、送货地点、双方权利及义务、违约责任、保修条款（含保修金额）等，内容必须完整、明确。

第二十三条 金额在3万元（含）以上的物资设备采购合同由院长签订；金额在3万元以下的合同由院长授权分管资产的副院长签订。

第二十四条 金额在3万元以上的物资设备采购合同必须经院监审室、计划财务处、资产管理处等部门会稿后签定（合同中有关技术性等方面的要求由各业务管理部门或申购单位负责审定）。

第二十五条 5万元以上采购合同原则上须有明确的质量保证金条款。

第二十六条 购销合同原件一式五份，学院计划财务处、监察审计室、资产管理处各保留一份，供应商保留一份，一份交财政部门备案。

第二十七条 资产管理处是物资设备采购合同的执行跟踪、催促交货和接收货物责任部门。合同生效后，资产管理处应督促供货单位严格履行合同，保证采购项目按要求完成。

第七章 采购验收、付款和文件管理

第二十八条 验收标准。通过招标实施的采购，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为验收标准；未招标，以签订购销合同约定为验收标准；没有签订购销合同的采购，以产品技术资料或行业规定为验收标准。

第二十九条 验收组人员由资产管理处、使用部门和监察审计室工作人员组成，技术性强、科技含量高的仪器设备的验收还应有专家参加。

第三十条 验收合格后，应填写验收报告，参与验收人员必须签署意见。验收报告一式四份，使用部门、监察审计室各一份，资产管理处二份，一份报帐，一份存档。属固定资产管理范畴的，验收合格后由资产管理处办理固定资产入账手续，不属固定资产管理范畴的，必须办理入库手续，开具入库单。

第三十一条 物资设备使用和保管人员在接收物资设备后，应认真阅读有关使用说明书，确保正确使用，并密切注意设备的使用情况，在质保期内若发现有质量问题，应立即通知资产管理处，及时查明原因，以便向供货单位或运输部门提出办理退、换、赔、补等手续。

第三十二条 对于需要安装、施工的设备，资产管理处应在竣工运转正常后组织总体验收。验收工作应在到货或安装合格之日起的10天内进行。

第三十三条 验收完全合格的，按照合同约定支付货款；验收发现有问题，根据具体情况由验收小组研究制定处理办法。问题短期可以解决的，应推迟付款，根据问题解决的情况再决定如何付款；验收问题严重、与合同约定明显不符的，不予付款，物资设备退回，由此产生的所有费用由供货方负责；给学院造成经济损失的，依法进行索赔。对验收不合格的物资设备，验收小组成员有权拒绝在验收报告上签字。

　　第三十四条 合同中规定的质量保证金，应在货到验收合格，并经使用人签字确认后，按照合同的约定付款时间付清。

第三十五条 资产管理处凭中标通知书、购销合同、验收报告、固定资产验收单或入库单、原始发票等凭证报帐。

第三十六条 实行定点或协议采购的，采购单位应向供应商索取经合法货物销售税务发票。

第三十七条 物资设备采购活动的采购文件由资产管理处负责整理、立卷、归档。采购文件包括采购计划、采购项目论证报告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、投诉处理决定及其它相关资料。采购文件的保存期限至少十五年。

第八章 采购监督

第三十八条 物资设备采购工作应接受学院计划财务处、监察审计室和全院师生员工的监督。任何单位和个人有权对学院物资采购中的违纪违法行为进行举报。

第三十九条 监察审计室对物资设备采购的监审工作包括以下主要内容：

　（一）有关学校采购的法律、行政法规和学校规章的执行情况；

　（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

　（三）有关学校采购按规定程序报批和备案情况；

　（四）采购合同履行情况和采购资金落实情况；

　（五）回避制度的执行情况；

（六）物资设备采购购后的审计；

　（七）应当监督检查的其他内容。

第四十条 计划财务处负责对采购资金的使用进行审核监督与管理，对不符合规定要求的应当拒付。

第九章 责任追究

第四十一条 对有下列行为之一的，按照有关规定，追究直接责任人和有关领导失职渎职的党纪、政纪和经济责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）不按规定进行招标，不经集体讨论，擅自指定或暗示供货单位者；

（二）擅自变更标的、采购方式和采购标准，或与供货商串通，开标前泄露标底，或高估冒算，有意多付货款者；

（三）贪污、私分、占用、挪用、挥霍、浪费采购资金者；

（四）在采购中接受贿赂或者通过其他手段获取不正当利益者；

（五）无正当理由在规定的时间内不与中标单位签订供销合同或在规定时间内有意拖延办理相关手续者；

（六）能集中大批量采购，却分散成小批量化整为零，规避招标和审计者；

（七）不履行或不正确履行职责，致使购进货物以次充好、质次价高或购入假冒伪劣产品者；

（八）遗失大型、贵重仪器设备技术资料者；

（九）违反本办法规定的其他行为者。

第四十二条 供应商有下列情形之一的采购无效，由资产管理处责令其改正或给予警告，并按合同及有关规定处以罚款；给学院造成损害的，供应商应承担赔偿责任。情节严重的，还将取消其供应商资格。

（一）提供虚假材料，骗取供应商资格的；

（二）提供虚假投标材料的；

（三）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

（四）与学院采购部门及工作人员违规串通的；

（五）开标前与招标人员进行协商谈判的；

（六）中标后,无正当理由不与学院签订采购合同的；

（七）向学院采购部门及工作人员行贿或者提供其他不正当利益的；

（八）其他违反国家法律法规的情形。

第四十三条 学院各部门要相互配合，任何单位和个人不得无故拖延、妨碍物资采购工作。

第十章 附则

第四十四条 立达科技开发总公司的物资设备购置参照本办法制定具体规定，并报学院监审室、计划财务处、资产管理处备案，接受学院监督。立达科技开发总公司所采购的固定资产须报资产管理处备案。

第四十五条 该实施办法自发文之日起实施，原赣应职院发[2007]55号文件《9778818威尼斯物资购置管理、监督实施办法》同时废止。

第四十六条 若国家和上级有关部门有新的规定，按新规定执行。

第四十七条 本《办法》由监察审计室负责解释。